 REGLEMENT DU PERSONNEL

INSTITUT POLYTECHNIQUE DE BYUMBA
« IPB »

REGLEMENT DU PERSONNEL

INSTITUT POLYTECHNIQUE DE BYUMBA
« IPB»

REGLEMENT DU PERSONNEL

1. Des dispositions générales Art 1-2
2. De la catégorisation du personnel Art 3-4
3. Du recrutement Art 5-10
4. De la période d'essai et de l'engagement définitif Art 11-16
5. Des devoirs -Responsabilités-Interdictions Art 17-23 ; 24-29
6. Du stage, de la Formation et des Bourses d'études Art 30-32
7. Du régime disciplinaire Art 33-37
8. De l'évaluation et promotion Art 38-44
9. Des congés Art 45-52
10.Du traitement Art 53-58
11.Des ordres de mission Art 59-63
12.Des frais médicaux Art 64
13.De la cessation d'activités Art 65-67
14.Des dispositions diverses et finales Art 68-71

1. Des dispositions générales

Article 1 :

Le présent règlement fixe les conditions d'emploi et détermine les droits, les
devoirs et obligations réciproques de l'Institut Polytechnique de Byumba (IPB) ci-après
désigné‘l'Institut' et de son personnel ci-après dénommé ‘les agents'. Il est destiné à
assurer la bonne marche, la bonne exécution des travaux, la discipline, l'hygiène et la
sécurité au profit du personnel employé et de l'Institut.

Toute référence faite au genre masculin inclut aussi le genre féminin

Article 2 :

Tout contrat de travail conclu entre l'IPB dit « employeur » d'une part et le
travailleur dit « l'employé » d'autre part implique que ce dernier ait pris connaissance
du présent règlement et accepte de s'y conformer.

Le Règlement d'Ordre Interne complète le présent règlement du personnel.

2. De la catégorisation du personnel

Article 3 : Le personnel de l'IPB est composé de :

 Personnel administratif ;
 Personnel académique ;
 Personnel enseignant ;
 Personnel de recherche scientifique ;
 Personnel technique ;
 Personnel d'appui.

Les droits, les devoirs et les obligations du personnel sont régis par les statuts de l'IPB, le Code Rwandais du Travail, le règlement académique général, le règlement du personnel et le règlement d'ordre intérieur de l'IPB.

Article 4 :

En vue de valoriser l'expérience et les aptitudes professionnelles et pour permettre à
chaque agent d'avancer dans sa carrière suivant son mérite, il est créé 6 échelons au
sein de chaque catégorie. Le passage d'un échelon à un autre est subordonné à 3 ans
d'ancienneté pour les agents de la première catégorie et à 4 ans d'ancienneté pour les
autres catégories, et à l'obtention de la côte « Très bonne » au dernier signalement.

3. Du recrutement

Article 5 :

Le personnel de l'Institut se répartit en diverses catégories comme suit : Cadres de Direction Grades 10 à 8 Cadres moyens Grades 7 à 5 Personnel administratif et de recherche Grades 4 à 3 Personnel d'appui Grades 2 à 1

Les cadres supérieurs sont composés de :
Recteur
Vice-Recteurs
Directeurs
Doyens

Les cadres moyens comprennent les :
Chefs de départements

Le personnel de cadres moyens apporte toute sa collaboration à la réalisation des objectifs fixés par la Direction de l'Institut en contrôlant l'exécution des ordres et des divers services qui lui sont confiés et / ou en exerçant ses responsabilités dans divers départements.
Le personnel d'exécution et de supervision se répartit en grades 3 et 4 suivant la qualification de l'agent basée sur les études faites, l'expérience et ses mérites.

Le personnel d'exécution exécute les ordres donnés et effectue les opérations qui lui sont confiées dans le cadre de sa fonction, dans le respect des instructions générales et sous l'autorité du personnel de cadre.

Le personnel d'appui se répartit en grades 1 et 2. Il exécute des travaux à caractère purement manuel ne nécessitant pas des connaissances particulières.

Article 6 :

Le recrutement du personnel de l'Institut est de la compétence du Recteur et des Vice-Recteurs chacun en ce qui le concerne conformément aux dispositions du présent règlement. Les cadres supérieurs et les cadres moyens sont recrutés par le Conseil d'Administration sur demande du Recteur. Ceux des autres catégories sont quant à eux recrutés par le Vice-Recteur concerné.

Article 7 :

Il ne peut y avoir de recrutement à un emploi que si le poste est vacant. Au début de chaque année budgétaire, le Conseil d'Administration sur proposition du Recteur arrête le plan des effectifs du personnel au cours de l'exercice concerné et spécifie les grades et / ou les postes à pourvoir ; aucun engagement ne peut se faire en dehors du plan montrant les agents à recruter sauf dans les cas exceptionnels.

Article 8 :

Toute offre d'emploi doit se faire de la façon la plus large possible soit par affichage soit par publication ensuite dans la presse et /ou autres médias ou dans d'autres lieux publics afin de s'assurer des meilleurs candidats.

Article 9:

Le recrutement du personnel de l'IPB se fait soit sur concours, soit sur appréciation de dossier par le Conseil de faculté en cas de personnel enseignant et technique.

Peut se présenter au concours tout candidat remplissant les conditions suivantes :
1° être de nationalité rwandaise ; l'expatrié doit disposer d'un statut affilié au personnel local et remplir les conditions d'engagement requises par la loi rwandaise ;
2° être de bonne conduite, vie et mœurs ;
3° être âgé de 18 ans au moins et de 60 ans au plus ;
4° être reconnu physiquement apte ;
5° ne pas avoir subi, pour tout genre d'infraction, une condamnation d'emprisonnement de six mois ou plus ;
6° être porteur d'un diplôme ou certificat d'études correspondant au niveau du grade ou poste à conférer ; des éventuelles attestations de service rendu délivrées par les employeurs précédents ainsi que de tout autre document jugé utile ;

Article 10:

Pour tout poste à pourvoir, une commission de recrutement est constituée par l'autorité nantie du pouvoir de recrutement.
• Les personnes en quête d'emploi présentent leurs dossiers de demande d'emploi au Recteur comprenant tous les éléments pouvant aider à l'étude de leurs dossiers.
• L'analyse du dossier du candidat doit tenir compte des éléments suivants: l'expérience antérieure du candidat, les réalisations présentées et les renseignements pris sur le candidat auprès de ses employeurs antérieurs ou autres tiers.
• La commission juge la pertinence de faire passer un test, une interview ou les deux à la fois.
• Le test : le candidat passe des examens dans les matières pour lesquelles l'Institut juge ses performances nécessaires suivant le travail pour lequel il postule.
• L'interview : le jury s'entretient avec le candidat et juge ses performances selon les critères préalablement définis.

Le candidat retenu pour le poste présente nécessairement au secrétariat en plus du dossier déjà constitué lors de la présentation de sa candidature :
- Les attestations d'usage ou leur équivalent pour les étrangers ; - Deux photos passeport ; - Un certificat médical.
Il est présenté à ses supérieurs, ses collègues ou ses subordonnés.
Il reçoit le présent règlement et doit en signaler la compréhension à l'employeur en le signant sur un formulaire ad hoc classé dans son dossier.

4. De la période d'essai et de l'engagement définitif

Article 11 :

Tout membre du personnel de l'Institut commence son travail par un contrat d'essai d'une période de trois mois renouvelables une seule fois. Sauf dérogations prévues dans le présent règlement, les droits, devoirs et obligations du personnel sous essai sont identiques à ceux des agents définitivement nommés.

Article 12 :

L'autorité nantie du pouvoir de nomination peut, si elle juge la période d'essai insuffisante, au vu du rapport, la prolonger une fois seulement, sans que cette prolongation puisse excéder la durée prévue à l'article 11 du présent règlement. Le Vice-Recteur est tenu informer par écrit de l'évolution de la période d'essai.

Article 13 :

Un rapport synthétique est établi par le chef direct de l'agent sous essai quinze jours avant la fin de la période d'essai. Le rapport est transmis par voie hiérarchique à l'autorité nantie du pouvoir de nomination. Chaque supérieur hiérarchique y consigne ses avis et observations. Une copie de ce rapport est transmise à l'agent intéressé.

Article 14 :

Lorsque le rapport synthétique conclut à l'aptitude de l'agent sous contrat d'essai, ce dernier est admis à titre définitif dans le personnel de l'Institut. Dans le cas contraire, le contrat est d'office résilié et le personnel devient libre de tout engagement.

Article 15 :

L'autorité nantie du pouvoir de nomination peut, à tout moment, sur proposition motivée du chef direct de l'agent sous essai et après avis du Vice-Recteur de l'Institut, mettre fin au stage pour cause d'inaptitude morale, professionnelle, physique ou d'indiscipline.

Article 16 :

Tout engagement définitif fait l'objet d'un contrat de travail à durée indéterminée signé par l'autorité de nomination. Tout agent fait l'objet d'une affectation dès son recrutement avec description des tâches qui lui sont attribuées.

5. Des Devoirs - Responsabilités - Interdictions

5.1. Des Devoirs et Responsabilités

Article 17 :

L'agent de l'Institut s'engage à :
• Servir personnellement, avec compétence, zèle, fidélité, dévouement et intégrité conformément aux lois applicables au Rwanda et au sein de l'Institut;
• Gérer le matériel et mobilier mis à sa disposition en homme responsable et avertir le service de la maintenance des entretiens et réparations à faire effectuer ;
• Consacrer son temps au service de l'employeur dans les limites de la loi ;
• Faire preuve de la politesse et courtoisie dans ses rapports tant avec ses supérieurs hiérarchiques qu'avec ses collègues et les partenaires ;
• Garder le secret professionnel ;
• S'entraider mutuellement et solidairement dans la mesure où l'exige l'intérêt du service.

Article 18 :

Pendant la durée du service, l'agent de l'Institut doit faire preuve d'une conduite irréprochable, d'une discrétion sans faille et donner l'exemple de la discipline librement consentie. La régularité de présence au poste de service est de rigueur ; elle constitue une obligation fondamentale du service.

Article 19 :

Sans porter préjudice à la durée légale de travail hebdomadaire en vigueur au Rwanda, le Vice-Recteur administratif et financier, par note de service à l'attention du personnel administratif et d'appui, spécifie l'horaire de travail pendant les heures ouvrables, par voie d'affichage au sein de l'Institut. Les heures de travail réglementaires varient en cas de mission selon la nature du travail. Les jours de congé reconnus officiellement par le Gouvernement Rwandais sont considérés comme des jours fériés.

Article 20 :

Le Vice-Recteur administratif et financier peut, sur demande des Chefs de Services concernés, suivant la nécessité du service, organiser des équipes de travail continu.

Article 21 :

Chaque agent est responsable de tous les dommages causés par négligence ou défaut d'attention, aux appareils, machines et autres matériels qui lui sont confiés. Toute utilisation du patrimoine de l'Institut à des fins personnelles est interdite.

Article 22 :

En cas de malfaçon, d'emploi abusif et de détérioration de matériaux, matériels et outillages, l'agent répond de sa faute, de sa négligence ou imprudence et le Vice-Recteur administratif et financier est en droit de lui demander réparation conformément aux lois et règlements en vigueur sans préjudice des sanctions disciplinaires.

Article 23 :

Les agents qui se rendent en mission sont tenus d'établir dans un délai de deux jours après leur retour, un rapport sommaire qui sera suivi d'un rapport complet de ce qu'ils ont fait et constaté dans le cadre de la mission qui leur était confiée ou à l'occasion de celle-ci les difficultés rencontrées.

5.2. Des interdictions

Article 24 :

Les sorties privées des agents de l'Institut doivent être approuvées par le Chef dont l'agent relève. Ils peuvent en cas échéant en informer le Vice-Recteur. Les sorties des Chefs de Services sont autorisées par le Recteur.

Article 25 :

Les absences sont approuvées par le Chef de Service et autorisées par le Vice-Recteur. Elles font l'objet d'un bon d'absence qui est transmis au Recteur pour approbation.En cas d'absence ou d'empêchement du Recteur, celui-ci est remplacé par le Vice-Recteur académique.

Article 26 :

Toute journée d'absence non autorisée donne lieu à une retenue égale à 1/22 du traitement mensuel brut et ce, sans préjudice aux articles 30, 36 et 38. Toute absence autorisée pour un motif personnel est décomptée du congé annuel. Une sortie excédent 4 heures par jour est assimilée à une absence journalière.Une absence pendant 15 jours calendriers successifs et sans pièces justificatives constitue une désertion qui entraîne la cessation définitive des fonctions. Toutefois, pour des raisons de sécurité, l'Institut peut autoriser une partie de son personnel à s'absenter du service. Dans ce cas, les agents concernés sont considérés comme étant au travail.

Article 27 :

Toute absence est marquée dans le registre tenu à cet effet au SecrétariatGénéral. L'inscription des absences doit faire apparaître les noms et prénoms, la date, la destination, le motif d'absence, l'heure et le jour de départ et de retour et la signature de l'agent. Les pièces ustificatives sont exigées.

Article 28 :

Il est strictement interdit aux agents de l'Institut, sous peine de sanctions disciplinaires prévues par le présent règlement de :
• Se livrer aux activités incompatibles avec les objectifs de l'Institut ;
• Accepter directement ou indirectement, les commissions, indemnités ou autres avantages de quelconque nature qui seraient en relation directe ou indirecte avec le travail fourni, bénéficiaires des prestations, des services de l'Institut ou exécutant le travail pour le service de l'Institut ;
• Faire éditer à titre personnel des publications réalisées par l'Institut dans le cadre de son travail ;
• Quitter le travail sans autorisation ou se présenter au travail en état d'ébriété ou de fatigue caractérisée ;
• Mener des transactions commerciales ou financières avec les fonds ou biens de l'Institut ;
• Révéler les faits dont ils auraient eu connaissance en raison de leurs fonctions et qui auraient un caractère confidentiel de par leur nature ou leur destination ;
• Mener des activités concurrentes à celles de l'Institut.

Article 29 :

Par mesures de sécurité, il est interdit de fumer :
- à la bibliothèque - aux archives - au classement des archives - à la salle informatique ou près des installations des outils informatiques - à la réception, salles des cours, amphithéâtres, auditorium - dans le public.

6. Du Stage, de la Formation et des Bourses d'études

Article 30 :

Suivant la nature du stage et les opportunités offertes, après une période de deux ans effective au travail pour un employé, celui-ci peut bénéficier d'un stage de formation ou de perfectionnement d'une durée maximale de six mois. Pendant la période de stage, l'intéressé continue de bénéficier de son traitement net.

Article 31 :

Toute formation visant l'obtention d'un diplôme au sens du système classique d'enseignement et dépassant six mois entre d'office dans la catégorie des bourses d'études que l'Institut peut fournir ou faciliter l'obtention pour ses membres ou ses employés dans le cadre de son partenariat. Ces boursiers ne reçoivent pas de salaires s'ils sont célibataires ; mais s'ils sont mariés, ils reçoivent 50% de leurs salaires nets.

Article 32 :

L'agent qui bénéficie d'un stage ou d'une bourse d'études signe, avant son départ, un contrat par lequel il s'engage à suivre de façon assidue le programme de stage ou d'études et à reprendre son service à l'Institut une fois le stage ou les études terminés. Il ne peut, de son initiative, mettre fin à ses fonctions à l'Institut qu'après un an ou trois ans de service au moins, prenant cours dès la fin du stage ou des études respectivement.
A défaut pour l'agent de respecter cette condition, tous les frais supportés dans le cadre de son stage sont considérés comme un prêt que l'agent doit rembourser avec intérêts dans un délai ne dépassant pas un an.

7. Du régime disciplinaire

Article 33 :

Tout manquement de l'agent aux obligations qui lui incombent, constitue une faute disciplinaire qui, selon sa gravité, peut être frappée par l'une des sanctions suivantes :

1° La réprimande verbale par son supérieur hiérarchique
2° L'avertissement par son supérieur hiérarchique
3° La blâme écrit par son supérieur hiérarchique
4° La retenue d'un quart du traitement par l'I.P.B
5° La mise à pied par l'I.P.B
6° La suspension par l'I.P.B
7° La résiliation du contrat avec ou sans préavis par l'I.P.B.

Les sanctions citées dans cet article sont infligées lorsque l'agent ne remplit pas les dispositions prévues au point 5.2 du présent règlement.

Aucune sanction ne peut être infligée avant qu'il ne soit donné à l'intéressé l'occasion de s'exprimer sur les faits qui lui sont reprochés verbalement ou par écrit.
Ci-après la catégorie des fautes et les sanctions infligées :
Catégorie    1ère infraction     2ème infraction     3ème infraction   4ème infraction
Faute Réprimande Avertissement Dernier Licenciement
mineure verbale écrit avertissement
Faute Avertissement Licenciement grave

Faute    Licenciement     Lourde

Toutes les sanctions, à l'exception d'une réprimande verbale, sont notifiées par écrit.

Article 34 : 

Sont considérés comme faute grave, sans toutefois que cette énumération soit limitative :
• abandon prolongé du service
• divulgation du secret professionnel
• refus d'ordre, abandon de service et absences injustifiées
• falsification de documents
• réception des cadeaux et pots-de vin
• détournement
• vol ou tentative de vol
• escroquerie.

Article 35 :

Toute faute grave commise par un agent peut entraîner sa suspension immédiate ou son licenciement sous respect de l'article 30. La décision de suspension ou de licenciement est notifiée à l'intéressé par écrit.
La situation d'un agent suspendu doit être définitivement réglée dans un délai d'un mois s'il s'agit d'un manquement à ses obligations professionnelles, dans un délai de deux semaines après la libération s'il s'agit d'une infraction de droit commun.

Article 36 :

Aucune sanction ne peut être appliquée contre un agent sans que l'intéressé ait été invité à s'expliquer, sauf cas de faute grave, lourde et flagrante prouvée de manière non équivoque.

Article 37 :

La sanction est indépendante de la poursuite judiciaire ; toute sanction disciplinaire fait l'objet d'une inscription dans le dossier de l'agent concerné.

8. De l'évaluation et promotion

Article 38 :

Chaque agent nommé à titre définitif, fait l'objet d'une évaluation annuelle établie sous forme d'une fiche individuelle d'appréciation portant sur son mérite et ses aptitudes. L'appréciation synthétique du mérite est donnée par l'une des mentions suivantes : EXCELLENT, TRES BON, BON, ASSEZ BON et INSUFFISANT :
- EXCELLENT : la performance dépasse de loin ce qu'on attendrait du
niveau d'expérience
- TRES BON : une performance supérieure à ce qu'on attend
normalement
- BON ET ASSEZ BON : satisfaisant aux besoins de base
- INSUFFISANT : ne s'adapte pas.

Les bulletins signalétiques doivent sortir au plus tard le 31 décembre de chaque année.

Article 39:

L'évaluation tient compte des critères d'appréciation ci-après :
1. Rendement :
a) Connaissances professionnelles
b) Polyvalence
c) Sens d'organisation
d) Quantité et qualité de travail
2. Sens de responsabilité :
a) Sens de contrôle
b) Intérêts pour le travail
3. Sens social :
a) Courtoisie
b) Sens de communication
4. Ponctualité
5. Initiative
La cotation doit être un acte responsable, objectif, reflétant le comportement et le rendement effectifs de l'intéressé au cours de l'exercice concerné.

Article 40 :

La cotation passera en revue la performance d'un agent sur la base d'objectifs de performance qui seront établis antérieurement et de commun accord avec son supérieur hiérarchique immédiat.
Il sera requis de l'agent de donner une note à sa performance sur la base de facteurs prédéfinis et son supérieur hiérarchique immédiat sera, de même, requis de donner une note à l'agent sur la base de ces mêmes facteurs.
Après quoi, l'agent et son supérieur hiérarchique immédiat seront tenus de discuter les notes, de concilier les différences graves, d'établir et de s'entendre sur les objectifs de performance et les plans de développement pour l'année suivante.
La fiche d'évaluation de la performance sera revue par le Vice-Recteur et entérinée par le Recteur.
Les fiches d'évaluation des Doyens, Directeurs, Vices-Recteurs et proches collaborateurs du Recteur, seront établies par ce même Recteur et soumises au Conseil d'Administration.

Article 41 :

Tout avancement de grade basé sur l'évaluation annuelle de la performance est proposé par le Recteur et entériné par le Conseil d'Administration.
L'agent coté 'Insuffisant' sera réévalué après trois mois et s'il n'y a aucun progrès dans sa performance au travail ou s'il est considéré que l'employé n'est pas capable d'atteindre le progrès requis, l'agent pourra subir des mesures disciplinaires appropriées.
S'il est constaté que la performance peu satisfaisante est due aux facteurs indépendants de la volonté de l'employé, l'Institut aura le droit de prendre des mesures de redressement appropriés (par exemple, réaffectation, formation, etc.)
Les agents cotés ‘Insuffisant' deux années successives peuvent être licenciés avec préavis.

Article 42 :

La fiche d'évaluation du Recteur est établie par le Président du Conseil d'Administration de l'IPB au premier degré et par le Représentant Légal de l'ADEB asbl en dernier ressort.
Les Vices-Recteurs sont cotés au premier degré par le Recteur, et en deuxième degré par le Président du Conseil d'Administration de l'IPB et en dernier ressort par le Représentant Légal de l'ADEB asbl.
Les Chefs de Service sont cotés en premier degré par le Vice-Recteur, en deuxième lieu par le Recteur et en dernier ressort par le Président du Conseil d'Administration.
Le Signalement de tout autre agent est établi au premier degré par le supérieur hiérarchique dont il relève et le Vice-Recteur ou le Recteur au dernier degré en respectant le principe des trois niveaux de cotation.
Avant la transmission du signalement au deuxième échelon, l'agent doit être mis au courant de sa cote et inviter à le signer ou le contester.
La fiche sera soumise à la Direction ayant les ressources humaines dans ses attributions pour action en ce qui concerne les mauvaises performances, et pour classement.

Article 43:

Les employés dont le recrutement relève du Conseil d'Administration de l'IPB font leur recours auprès du comité exécutif de l'ADEB asbl tandis que ceux dont le recrutement relève du Vice-Recteur introduisent leur recours auprès du Conseil d'Administration de l'IPB et en informe l'échelon supérieur.

Article 44 :

L'évaluation influe sur les augmentations annuelles du traitement de base et entre en compte pour la promotion en grades.La majoration du traitement pour le personnel à temps plein consistera en une augmentation annuelle dont le taux dépendra de la cotation.
Le taux des augmentations annuelles est respectivement 4% du salaire de base pour la cote « EXCELLENT », 3.5% pour la cote « TRES BON », et 3% pour la cote « BON ».

Les cotes ASSEZ BON et INSUFFISANT n'entraînent pas une augmentation de traitement.

9. Des congés

Article 45 :

Les congés se subdivisent en :
- congé légal
- congé de circonstance
- congé de maladie
- congé de matérnité.

Les agents de l'Institut bénéficient en outre des congés officiels qui ont cours dans le pays ainsi que d'autres jours déclarés chômés par les Autorités Publiques.

Article 46 :

Les agents de l'Institut bénéficient d'un droit au congé payé à charge de l'employeur, à raison de 30 jours ouvrables pour tout le personnel sans distinction de catégorie. Le droit de jouissance au congé est acquis après une durée de service effectif égale à un an. En cas de rupture du contrat avant que l'employé ait acquis le droit de jouissance et ait joui de son congé, une indemnité compensatoire calculée sur base du salaire brut lui est accordée en place du congé.
Les jours de congé doivent en principe être pris en une ou deux fois. Aucun agent n'aura droit à cumuler plus de deux périodes de congé, sauf pour des raisons de service.

Article 47 :

Le droit au congé est acquis à la date anniversaire d'entrée en service à l'Institut. La date de départ en congé peut toutefois être soit avancée, soit reculée selon les nécessités du service, dans les limites fixées par le Code du Travail.
Article 48 : L'agent a droit pendant son congé aux rémunérations et avantages dont il bénéficie en période effective. Au début de chaque année, chaque service établit un calendrier de congé annuel de ses agents centralisé par le Vice-Recteur Académique.

Article 49 :

Toute demande de congé doit être écrite par l'intéressé, couverte par son chef direct et adressée au Recteur. Le congé ne pourra être refusé à la date demandée que si les impératifs du service l'exigent. Dans ce cas, une autre date pourra être fixée de commun accord avec le supérieur hiérarchique et le requérant après avis du Recteur. Lorsque les impératifs du service obligent l'employé à renoncer à son congé annuel, il lui est accordé l'équivalent monétaire correspondant au nombre de jours de congé auxquels il a droit.
L'accord de congé des Vice-Recteurs relève du Recteur. Celui du Recteur relève du Président du Conseil d'Administration de l'IPB.

Article 50 :

Outre les congés annuels, les agents de l'Institut bénéficient de congés de circonstances dans les limites fixées par les lois et règlements en vigueur au Rwanda. Tout congé de cette nature doit faire l'objet d'une autorisation écrite préalable du Recteur sauf en cas de force majeure, auquel cas l'agent doit en aviser le Chef hiérarchique dans les meilleurs délais qui à son tour en avise le Recteur.
Sauf dispositions contraires, les congés de circonstance sont déterminés comme suit :
 Mariage :5 jours ouvrables ;
 Accouchement de l'épouse : 4 jours ouvrables ;
 Décès du conjoint :6 jours ouvrables ;
 Décès d'un ascendant ou descendant en ligne directe au premier degré : 3 jours ouvrables ;
 Décès d'un frère ou d'une sœur : 2 jours ouvrables ;
 Décès d'un beau-père ou d'une belle-mère : 3 jours ouvrables ;
 Décès d'un beau-frère ou d'une belle-sœur : 2 jours ouvrable ;
 Mutation du travailleur dans une autre province ou un autre district :
2 jours ouvrables.
Ces congés donnent droit aux mêmes avantages qu'en service actif. Ils ne peuvent être fractionnés et ne sont accordés qu'à la date même de l'événement. Aucune compensation ne peut donc être évoquée, si l'agent se trouve dans l'impossibilité de prendre le congé de circonstance prévu.

Article 51 :

Les congés de circonstance sont accordés par le Recteur après avis du Chef de Service dont l'agent relève. Il est demandé à l'agent de remettre au bureau du service ayant la gestion du personnel dans ses attributions toute preuve constituant le motif de congé.

Article 52 :

A l'occasion de son accouchement, tout agent féminin a droit de suspendre son travail pour une durée de 60 jours ou 90 jours successifs. Dans le cas où elle opte pour un congé de maternité de 90 jours, son traitement sera réduit aux 2/3 à partir du 61 ème jour. Pendant une période de douze mois après l'expiration des 60 jours ou 90 jours, l'agent féminin a droit à une heure par jour pour lui permettre l'allaitement du nouveau né. Les modalités de prise de ce congé sont arrêtées de commun en accord avec le Recteur.

10. Du traitement

Article 53 : La rémunération constitue la contrepartie du travail fourni. La détermination des salaires du personnel est du ressort du Conseil d'Administrationsur proposition du Recteur. La rémunération est payée chaque fin de mois.Les salaires font l'objet des réajustements en fonction du coût de la vie et des moyens financiers dont dispose l'Institut.

Article 54 :

En plus des augmentations prévues à l'article 46 du présent règlement, chaque agent de l'Institut bénéficie automatiquement d'une augmentation annuelle de 4% du salaire de base.

Article 55:

Outre les indemnités de fonction, le Conseil d'Administration peut décider d'accorder, à titre exceptionnel des primes dues à un travail particulier ou supplémentaire.

Article 56:

Le paiement du salaire se fait sur base d'une liste de paie préalablement établie. Il est établi une fiche individuelle comprenant obligatoirement les mentions suivantes :
• l'entête de l'Institut ainsi que son numéro d'immatriculation à la caisse Sociale du Rwanda ;
• le nom et prénom de l'agent ainsi que son numéro d'immatriculation à la Caisse Sociale du Rwanda ;
• le mois pendant lequel le salaire est dû ;
• le salaire de base ;
• les indemnités de logement lorsque celles-ci sont prévues ;
• les indemnités de transport quant elles sont prévues ;
• le nombre de personnes à charge ;
• les taxes professionnelles sur les rémunérations ;
• les cotisations à la Caisse Sociale du Rwanda et au Fonds d'Aide aux Rescapés du Génocide
• le salaire net ;
• les retenues sur salaires ;
• la date de paie ;
• la signature de l'employeur ou de son remplaçant ;
• la signature de l'employé.

Article 57 :

Sur la rémunération mensuelle sont effectuées les retenues prévues par la législation en vigueur au Rwanda en taxes professionnelles et en cotisations sociales. En vertu de la loi sur l'impôt professionnel sur les rémunérations, sont considérés comme personnes à charge du contribuable :
- l'épouse ou l'époux légitime ;
- les enfants célibataires nés d'un ou de plusieurs mariages monogamiques et
dont il prouve l'existence au début de l'année ; - les ascendants des deux conjoints à condition qu'ils fassent partie du ménage du contribuable ou s'il est prouvé qu'ils sont à leur charge ; - les orphelins à charge du contribuable selon la législation en vigueur ; - les enfants célibataires nés d'un(e) conjoint (e) ; - ainsi que les autres enfants célibataires légalement reconnus.

Article 58 :

Des avances sur salaire peuvent être accordées au personnel sur demande écrite et motivée de ce dernier au Recteur.
Le remboursement des avances se fait sur une période maximale de 12 mois par retenue d'au plus 1/4 du salaire net perçu mensuellement par l'agent. Cette retenue ne peut en aucun cas dépasser 1/3 du traitement net mensuel. Les acomptes sur salaires peuvent également être sollicités à condition qu'elles soient retenues sur la paye de fin du mois concerné par cet acompte.

11. Des ordres de mission

Article 59:

L'Institut Polytechnique de Byumba accorde à ses agents ou à ses membres qui se déplacent à l'intérieur ou à l'extérieur du pays une indemnité de mission destinée à couvrir les frais de restauration et d'hébergement. Les missions à l'intérieur du pays sont programmées par le Vice-Recteur et approuvées par le Recteur. Celles à l'extérieur du pays sont programmées par le Recteur et approuvés par le Président du Conseil d'Administration de l'IPB.

Article 60 :

L'agent en mission doit être muni d'un ordre de mission dûment signée par l'autorité habilitée. L'ordre de mission doit obligatoirement porter les mentions suivantes: (Modèle 14)
• Le nom et prénom de la personne qui se rend en mission,
• Le lieu où il est appelé à se rendre ;
• La date et la durée de la mission ;
• La signature du Recteur de l'Institut ou de la personne mandatée à cet effet ;
• Le cachet de l'Institut ;
• Lieu et date d'arrivée et de retour portant signature et cachet relevant de l'autorité où l'agent s'est rendu.

Article 61 :

Les indemnités de mission sont payées pour chaque journée passée en dehors du lieu de travail. Le total des frais de mission est calculé en fonction du nombre de jours et de nuitées passés en mission au prorata des montants fixés par catégorie du personnel.
Le nombre d'heures inférieur à 6 heures ne donne pas lieu à des frais de restauration.

Article 62 :

Les indemnités journalières de mission pour le personnel de l'Institut Polytechnique de Byumba sont fixées comme suit :

Catégorie de personnel	Indemnités journalières de mission	Indemnités journalières de mission avec nuitée
Recteur et Vice-Recteur	20.000 Frw	40.000 Frw
Personnel enseignant et administratif : chefs de services	10.000 Frw	20.000 Frw
Personnel technique et recherche scientifique	10.000 Frw	20.000 Frw
Personnel d'appui	5.000 Frw	10.000 Frw

Le transport est calculé suivant le trajet.

Article 63 :

Les missions à l'extérieur du pays font l'objet d'une programmation et d'une budgétisation annuelle. Les missions non programmées font l'objet de financement selon la nature de l'invitation. Dans ce cas, les conditions de prise en charge sont définies de commun accord avec le bailleur et l'Institut.

12. Des frais médicaux

Article 64:

Tout personnel de l'Institut bénéficie pour lui et les personnes à sa charge d'une assurance maladie auprès d'une institution d'assurance maladie de prise en charge médicale. Le taux de participation aux frais d'assistance médicale est fixé à 7,5% de salaire de base. Néanmoins, tout agent est libre de souscrire, pour lui et les personnes à charge, une assurance maladie à une institution d'assurance maladie de son choix.

13. De la cessation définitive des fonctions au sein de l'Institut

Article 65:

Il est définitivement mis fin aux fonctions des agents de l'Institut dans les cas suivants :
1° les agents en stage dont l'inaptitude est constatée conformément à l'article 13 alinéa 2 du présent règlement ;
2° les agents qui se trouvent dans le cas où l'application des lois civiles ou pénales entraîne la cessation des fonctions ;
3° les agents en suspension de service pour des raisons de santé ou par mesure disciplinaire et qui ne réintègrent pas l'Institut au terme normal de leur suspension d'activités ;
4° les agents qui s'absentent au service pendant quinze jours successifs et sans motif prouvé par les pièces justificatives ;
5° la révocation ou la résiliation du contrat de travail selon le cas ;
6° les agents qui obtiennent la cote « INSUFFISANT » ou deux cotes « ASSEZ BON » successives ;
7° les agents qui, d'office et/ ou avec un préavis d'un mois, sont placés en disponibilité pendant une durée indéterminée, en cas de suppression ou de retrait d'emploi dans l'intérêt du service. Pendant la durée de la disponibilité, l'IPB est déchargée de toute responsabilité envers ces agents ;
8° en cas de décès ;
9° en cas de cessation définitive des activités par l'Institut.

Article 66:

En cas de démission volontaire, celle-ci est adressée par écrit à l'autorité nantie du pouvoir de nomination qui statue sur la demande dans un délai de trente jours au maximum à dater de la réception de la demande. L'agent qui présente sa démission est tenu de demeurer au service jusqu'à ce que la décision acceptant la démission lui soit notifiée.
Lorsque, d'après les indices graves, le mobile présumé de la démission serait d'échapper à un contrôle dont le requérant redoute les résultats, la démission peut être refusée jusqu'à la fin du contrôle.
Sans préjudice aux dispositions de ce qui est ci- avant stipulé, la démission est considérée comme acceptée si l'autorité nantie de pouvoir de nomination ne se prononce pas sur la demande dans le délai maximum prévu de trente jours.

Article 67 :

Le contrat peut être interrompu sans préavis en cas de faute lourde. Par faute lourde, il faut entendre l'une des faits suivants :
1° la divulgation du secret professionnel ;
2° le vol ;
3° le détournement ;
4° la désertion ;
5° l'insubordination caractérisée ;
6° la non observance répétée des devoirs et obligations contractuelles ou statutaires ;
7° l'abandon prolongé du service ;
8° l'abus du pouvoir dans ses fonctions ;
9° le harcèlement sexuel ;
10° le commerce des points (notes) sous quelle forme qu'il soit.
L'appréciation de la faute lourde est du ressort de l'inspecteur du travail du lieu qui en même temps que l'agent, doit être informé de la faute dite lourde.

14. Des dispositions diverses et finales

Article 68 :

Les agents de l'Institut peuvent créer des associations syndicales, sportives et de loisirs et des fonds d'entraide dont l'organisation et la gestion sont du ressort de leurs membres. Les associations et fonds visés ci- dessus peuvent bénéficier des subventions de l'Institut.

Article 69:

Pour tout ce qui n'est pas prévu dans le présent règlement, la législation en vigueur au Rwanda sera mutatis mutandis d'application. Les dispositions du présent statut, plus avantageuses que la loi, primeront. Dans le cas contraire, c'est la loi qui s'applique.

Article 70:

Le Recteur de l'Institut est chargé de l'exécution du présent règlement.

Article 71:

Le présent règlement entre en vigueur le jour de son approbation par le Conseil d'Administration de l'Institut.

Fait à Byumba, le 02/01/2008.